L'IFPDT  ha predisposto un foglio informativo che elenca le misure che consiglia di  adottare per garantire che i sistemi di audio o video conferenza che vengono  utilizzati siano sicuri. Il foglio informativo è rivolto a tutti i gruppi di utenti, sia nel mondo degli affari che nella vita privata, e contiene un  elenco di punti da osservare durante la configurazione e l'introduzione di un  sistema di conferenza audio o video, per garantire che sia conforme alle linee guida sulla protezione dei dati. E' quindi necessario valutare la reputazione del fornitore; verificare l'informativa privacy del fornitore  anche con riferimento alla condivisione delle informazioni personali;  verificare in che modo il fornitore gestisce i metadati; valutare la  crittografia dei dati; verificare la sicurezza fisica del data center del  fornitore; valutare i controlli di sicurezza implementati dl fornitore. Altri  aspetti da considerare quando viene introdotto un sistema di audio o video  conferenza riguardano: l'installazione o meno di software che richiedono la  registrazione; impedire l'accesso ad app indesiderate; stabilire linee guida all'interno dell'azienda sulle modalità di utilizzo del sistema.